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D-ARCH Intern

IT-Beschaffungsanträge

Informatik-Aufträge zulasten Grunddotation

Nach der Mittelsprechung der Schulleitung im Januar wird der IK D-ARCH mit jedem Antragsteller die individuelle Mittelzuteilung der Grunddotation verhandeln. Die definitive Mittelsprechung erfolgt danach durch den Vorsteher D-ARCH.

  • Dringende Beschaffungen können bereits ab 1. Januar in der Höhe von max. 30% der Vorjahres-Grunddotation ohne definitive Mittelzusprache getätigt werden.
  • Anträge im laufenden Jahr sind immer mittels Antragsformular (FM-Datei) einzugeben. (Download IT-Beschaffungsauftrag)
  • Bestellungen von Hardware über Fr. 2'000.- od. grössere SW-Beschaffungen ohne Informatik-Antrag oder Zustimmung des IK D-ARCH werden in Zukunft nicht mehr akzeptiert.

IT-Auftragsformular

Alle Beschaffungen über Fr. 2'000.- müssen mit dem bisherigen Formular "IT Beschaffungsauftrag" an den IK-D-ARCH resp. Instituts-IK beantragt werden.

  • Beim Ausfüllen Antragsformular unbedingt beachten:
    • 1. Stichwort: > Immer eindeutiges Stichwort eingeben
    • 2. Kostenstelle: > Leitzahl Institut/Professur eingeben
    • 5. Rechnungsadresse: > Rechnungsadresse sollte das Institut bzw. die Professur sein.
      • In den freien Professuren visiert der verantwortliche IB die Rechnung und leitet sie sofort an den Dept. IK (Serge Bilgeri) zur Zahlung weiter.
      • In den Instituten (GTA,IDB,ITA,NSL) müssen die Rechnungen sofort an den IK der entsprechenden Institute zur Zahlung weitergeleitet werden.
    • 7. Herkunft der Mittel: a) Grunddotation b) Berufungskredit, c) Schulleitungsreserve, d) andere Fonds (> Zur Aktivierung der Knöpfe zuerst LZ Grunddotation eingeben!)
    • 10. Beilagen: > Dem Beschaffungsauftrag ist möglich immer eine detailierte Offerte eines Vertragshändlers beizulegen.
    • 13. Lieferadresse: > Unbedingt detailiert ausfüllen (kein siehe oben, dito Rechnungsadresse), weil Formular auch als sog. Ping-Pong Brief verwendet wird.

Beschaffungsabläufe

  • IT-Beschaffungen unter Fr. 2'000.-
    • Beschaffungen von Peripheriegeräten und Zubehör etc. (Keine Rechner, Monitore, Drucker) können bis zu einem Maximalbetrag von Fr. 2'000.- direkt bestellt werden. (Früherer Sammelantrag existiert nicht mehr). Der verantwortliche IK/IB visiert die Rechnung und leitet sie entweder sofort an den Dept. IK (Serge Bilgeri) oder bei den Instituten an den IK des Instituts zur Zahlung weiter (zulasten Grunddotation).
  • IT-Beschaffungen über Fr. 2'000.-bis 50'000.- mit Rahmenvereinbarungen
    • Beschaffungen von Hardware bei Lieferanten mit Rahmenvereinbarungen (siehe Liste "Rahmenvereinbarungen für Hardwarekauf" >IDES - Achtung: diese Informationen sind nur für authorisierte IDES User zugänglich!) müssen mit "IT Beschaffungsauftrag" an den IK-D-ARCH resp. Instituts-IK beantragt werden.
    • Der Auftrag wird geprüft, visiert und an den Antragssteller zurückgeschickt. Dieser bestellt nun beim Lieferanten mit Rahmenvertrag selber.
    • Der verantwortliche IK/IB visiert die Rechnung und leitet sie entweder sofort an den Dept. IK (Serge Bilgeri) oder bei den Instituten an den IK des Instituts zur Zahlung weiter (zulasten Grunddotation).
  • IT-Beschaffungen über Fr. 2'000.- bis 50'00.- ohne Rahmenereinbarungen
    • Beschaffungen von Hardware bei Lieferanten ohne Rahmenvereinbarungen (siehe Liste "Rahmenvereinbarungen für Hardwarekauf" >IDES - Achtung: diese Informationen sind nur für authorisierte IDES User zugänglich!) müssen mit "IT Beschaffungsauftrag" an den IK-D-ARCH resp. Instituts-IK beantragt werden.
    • Der Auftrag wird geprüft, visiert und zur Weiterverarbeitung an das Bestell- und Vertragswesen der ETH-nformatikdiensten weitergeleitet.
    • Die Rechnungsstellung für Bestellungen, welche durch die ID-Direktion ausgeführt wurden, erfolgt ausschliesslich an die ID-Direktion (= Rechnungsadresse im SAP). Diese Rechnungen werden durch die ID-Direktion zur Kontrolle an die Warenempfänger weitergeleitet. Dort müssen die Rechnungen gestempelt und kontiert sowie vom Fondsinhaber visiert werden. Zusammen mit dem entsprechenden Ausdruck aus dem Inventarsystem (ab CHF 5'000 pro Einheit) wird die Rechnung an die ID-Direktion retourniert. Die Rechnungen werden anschliessend durch die ID-Direktion (nicht die Finanzabteilung) im SAP verbucht.
  • IT-Beschaffungen über Fr. 50'000.-
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Seite zuletzt geändert am 10.09.2009 14:30 Uhr